Jakie dokumenty trzeba zachować po zakończeniu budowy?

Zakończenie budowy domu lub innego obiektu to moment, na który każdy inwestor czeka z niecierpliwością. Jednak zanim będzie można się wprowadzić lub rozpocząć użytkowanie budynku, konieczne jest dopełnienie formalności i zachowanie odpowiednich dokumentów. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że archiwizacja dokumentacji budowlanej to obowiązek wynikający z przepisów prawa. Jej brak może utrudnić uzyskanie pozwolenia na użytkowanie, sprzedaż nieruchomości czy nawet przeprowadzenie remontu. Warto więc wiedzieć, jakie dokumenty trzeba zachować po zakończeniu budowy, jak długo je przechowywać i dlaczego są one tak ważne (segregator na egzamin ustny - pytania i opracowane odpowiedzi).

Przebieg całego procesu inwestycyjnego

Dokumentacja budowlana to zbiór akt potwierdzających przebieg całego procesu inwestycyjnego – od projektu i uzyskania pozwolenia, przez dziennik budowy, aż po decyzję o pozwoleniu na użytkowanie. W świetle polskiego prawa (Prawo budowlane, art. 60–62) właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek przechowywać dokumenty związane z budową przez cały okres istnienia obiektu. Oznacza to, że nawet po zakończeniu prac i zamieszkaniu w nowym domu, dokumenty nie mogą zostać wyrzucone. Są one niezbędne przy kontroli nadzoru budowlanego, sprzedaży nieruchomości, rozbudowie, remoncie lub w przypadku wystąpienia awarii konstrukcyjnych.

Pierwszym z dokumentów, który należy zachować, jest pozwolenie na budowę lub zgłoszenie budowy wraz z potwierdzeniem jego przyjęcia. To od nich rozpoczyna się proces inwestycyjny i to one potwierdzają, że budowa została rozpoczęta zgodnie z prawem. Drugim kluczowym dokumentem jest projekt budowlany. Warto zachować jego oryginał wraz z wszystkimi zmianami, które mogły zostać wprowadzone w trakcie budowy. Projekt architektoniczno-budowlany zawiera informacje nie tylko o konstrukcji budynku, ale również o instalacjach, przyłączach i materiałach – stanowi więc podstawę do późniejszych prac modernizacyjnych czy naprawczych (program TESTY UPRAWNIENIA BUDOWLANE - wersja na komputer).

Dziennik budowy

Kolejnym niezwykle ważnym elementem dokumentacji jest dziennik budowy. To oficjalny dokument urzędowy, który prowadzi się od rozpoczęcia robót do ich zakończenia. Zawiera wpisy kierownika budowy, inspektora nadzoru oraz innych osób nadzorujących prace. Dziennik budowy potwierdza przebieg robót i fakt ich prowadzenia zgodnie z projektem i obowiązującymi przepisami. Po zakończeniu inwestycji dziennik należy zamknąć i przekazać inwestorowi. To właśnie on staje się jego właścicielem i ma obowiązek przechowywać go przez cały okres użytkowania budynku.

Na etapie końcowym, po wykonaniu wszystkich robót, należy zgromadzić protokoły odbiorów technicznych. To dokumenty potwierdzające prawidłowe wykonanie instalacji elektrycznych, gazowych, wodno-kanalizacyjnych, centralnego ogrzewania, wentylacji czy instalacji fotowoltaicznej. Do dokumentacji dołącza się również protokoły prób szczelności, pomiarów elektrycznych, badań kominiarskich oraz atestów i deklaracji zgodności użytych materiałów. Każdy z tych dokumentów ma znaczenie nie tylko dla formalności odbioru, ale także dla bezpieczeństwa użytkowania budynku.

Oświadczenie kierownika budowy

Kiedy budowa dobiega końca, inwestor musi zgłosić jej zakończenie w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego. Jeśli budynek wymaga pozwolenia na użytkowanie, niezbędne będzie złożenie wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie, do którego dołącza się komplet dokumentów potwierdzających wykonanie inwestycji zgodnie z projektem i przepisami (segregator aktów prawnych). W tym momencie niezwykle ważne stają się także oświadczenia kierownika budowy – o zgodności wykonania z projektem oraz o doprowadzeniu terenu budowy do należytego stanu. Niekiedy wymagane są także oświadczenia inspektora nadzoru inwestorskiego oraz projektanta sprawującego nadzór autorski, jeśli byli zaangażowani w proces.

Po uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub po przyjęciu zgłoszenia zakończenia budowy bez sprzeciwu, warto przechowywać również kopię tej decyzji. To ona jest formalnym potwierdzeniem zakończenia inwestycji i legalnego użytkowania budynku. Bez niej nie można wprowadzić się ani rozpocząć eksploatacji obiektu. W przypadku sprzedaży nieruchomości stanowi dokument niezbędny przy transakcji – notariusz może odmówić sporządzenia aktu, jeśli nie zostanie przedstawiona decyzja o pozwoleniu na użytkowanie.

Kopia mapy powykonawczej

Nie można również zapominać o dokumentach geodezyjnych. Po zakończeniu budowy należy przekazać inwentaryzację powykonawczą wykonaną przez uprawnionego geodetę. Zawiera ona aktualne dane o położeniu budynku na działce, przebiegu przyłączy i instalacji podziemnych. Kopia mapy powykonawczej powinna zostać przekazana inwestorowi i przechowywana razem z pozostałą dokumentacją (uprawnienia budowlane).

Warto zachować również wszelkie dokumenty finansowe i gwarancyjne. Należą do nich faktury za materiały budowlane, urządzenia, usługi wykonawców, a także karty gwarancyjne i instrukcje obsługi urządzeń technicznych. W praktyce bywają one potrzebne nie tylko w razie reklamacji, ale także przy ubieganiu się o zwrot części wydatków, na przykład w ramach programu „Czyste Powietrze” lub innych dotacji.

Wykonanie kopii cyfrowych

Komplet dokumentów po zakończeniu budowy warto przechowywać w jednym miejscu, najlepiej w oddzielnym segregatorze lub teczce opisanej jako „Dokumentacja budynku”. Dobrym rozwiązaniem jest również wykonanie kopii cyfrowych – skanów i zdjęć – przechowywanych na dysku zewnętrznym lub w chmurze. Dzięki temu w razie pożaru, zalania czy innego zdarzenia losowego nie utracimy bezcennych danych.

Niektórzy inwestorzy zadają pytanie, jak długo należy przechowywać dokumentację budowlaną. Zgodnie z przepisami Prawa budowlanego właściciel budynku powinien posiadać ją przez cały okres użytkowania obiektu. Oznacza to, że nawet po 20 czy 30 latach powinniśmy móc przedstawić projekt, dziennik budowy, decyzję o pozwoleniu na użytkowanie czy protokoły odbiorów. Dokumenty te są niezbędne w sytuacjach takich jak rozbudowa, nadbudowa, zmiana sposobu użytkowania, ubieganie się o kredyt hipoteczny czy sprzedaż nieruchomości (program egzamin ustny).

Dobrze uporządkowany zestaw dokumentów

W przypadku budynków wielorodzinnych lub obiektów użyteczności publicznej właściciel (np. wspólnota mieszkaniowa, zarządca nieruchomości, jednostka samorządowa) ma dodatkowy obowiązek prowadzenia i aktualizowania książki obiektu budowlanego. Zawiera ona wpisy dotyczące przeprowadzonych przeglądów, remontów i konserwacji. Choć w domach jednorodzinnych nie jest ona wymagana, posiadanie takiego rejestru może być praktycznym rozwiązaniem również dla osób prywatnych – pozwala łatwo śledzić historię budynku i planować przyszłe naprawy (opinie o programie).

Podsumowując, dokumenty po zakończeniu budowy to nie zbędny formalizm, lecz istotna część zarządzania nieruchomością. Chronią inwestora przed problemami prawnymi, pozwalają udowodnić legalność budowy i ułatwiają utrzymanie obiektu w dobrym stanie technicznym. Warto pamiętać, że prawo nakłada obowiązek ich przechowywania, a w praktyce – ich posiadanie po latach może zaoszczędzić wiele stresu i pieniędzy. Dobrze uporządkowany zestaw dokumentów to nie tylko obowiązek, ale i dowód odpowiedzialności właściciela budynku.