Metoda inwentaryzacji ciągłej

Inwentaryzację składników majątkowych należy również przeprowadzać na dzień, w którym nastąpił wypadek losowy (pożar) lub inna okoliczność, naruszająca stan składników majątkowych, lub też zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej za całość i stan tych składników, urlop lub dłuższa choroba magazyniera, o ile nie zastępuje go osoba odpowiedzialna solidarnie (program uprawnienia budowlane na komputer).

Metoda inwentaryzacji ciągłej polega na dokonywaniu spisu materiałów z natury przez stałą komisję inwentaryzacyjną złożoną z odpowiednich fachowców według z góry ustalonego planu. Plan inwentaryzacji ciągłej ustala się dla każdego półrocza i magazynu oddzielnie na podstawie oceny pracochłonności spisu. Plan spisu zapasów w poszczególnych magazynach powinien być utrzymywany w tajemnicy przed obsługą magazynu (program uprawnienia budowlane na ANDROID).

Przy systemie inwentaryzacji ciągłej czynności związane z wyceną arkuszy spisu oraz weryfikacją różnic są rozłożone w czasie, co znacznie ułatwia pracę komisji inwentaryzacyjnych. Przeprowadzanie w przedsiębiorstwach inwentaryzacji w sposób ciągły wymaga zgody dyrektora zjednoczenia nadzorującego dane przedsiębiorstwo. Inwentaryzacją ciągłą można objąć zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półfabrykatów, a w przedsiębiorstwach budowlano-montażowych i geologicznych również przedmioty nietrwałe w użytkowaniu oraz składniki tymczasowego zaplecza (uprawnienia budowlane).

W celu urealnienia stanu zapasów w okresach między inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna dokonuje, w ostatnim dniu miesiąca kończącego kwartał, spisu ilościowego materiałów magazynowanych na otwartych placach w zwałach i pryzmach (węgla, kruszywa, żwiru, gliny itp.). Celem miesięcznej inwentaryzacji materiałów masowych jest ponadto doprowadzenie do zgodności zapisów ewidencyjnych ze stanem z natury oraz skorygowanie wielkości zużycia wykazywanego w dowodach magazynowych „Rw” na podstawie zużycia faktycznego. Ponadto przeprowadza się w magazynach inwentaryzację dla ustalenia stanów zapasów metali nieżelaznych co najmniej raz na miesiąc (program egzamin ustny).

Protokół różnic

W przypadku stwierdzenia różnic między stanem ewidencyjnym a stanem z natury sporządza się „protokół różnic”. Protokół różnic wystawia w 4 egzemplarzach magazynier lub komisja, która przeprowadziła kontrolę stanu zapasów. Jeden egzemplarz protokołu zostaje w magazynie, a 3 egzemplarze przekazuje się do rachuby materiałowej w celu przeprowadzenia kontroli formalnej i wyceny, a stąd do komisji weryfikacyjnej w celu dokonania kwalifikacji i postawienia wniosków w sprawie rozliczenia wykazanych różnic (opinie o programie).

W zależności od przyczyn powstania niedoborów rozróżnia się:

1. ubytki naturalne (w granicach norm),
2. manka (braki) ponad normę, niezawinione,
3. manka (braki) zawinione,
4. straty losowe.

Po dokonaniu weryfikacji wszystkie egzemplarze protokołu przedkłada się dyrektorowi przedsiębiorstwa do zatwierdzenia. Celowe jest wykorzystanie danych z inwentaryzacji miesięcznych i okresowych do analizy stanu zapasów materiałów o dużej wartości i materiałów deficytowych. Pełny obraz kształtowania się zapasów wybranych do analizy materiałów w ciągu całego roku można uzyskać przez odpowiednią ich ewidencję na jednej kartce.

Dane zawarte w zestawieniu kształtowania się „zapasów” powinny być wykorzystane przez kierownika budowy przy prowadzeniu gospodarki materiałowej. Tak np. bardzo silny wzrost zapasów cementu w ciągu lipca przy jednoczesnym wyczerpaniu zapasów stali zbrojeniowej oraz tarcicy powinien skłonić kierownika budowy do natychmiastowego przeanalizowania stanu rzeczy na tle harmonogramu robót i do podjęcia odpowiednich środków zaradczych (segregator aktów prawnych).

Ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory (ubytki) materiałowo-towarowe, mieszczące się w granicach branżowych norm ubytków naturalnych, jak również niedobory przekraczające te normy, lecz nie obciążające osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz niedobory (ubytki) spowodowane wypadkami losowymi lub nadzwyczajnymi odpisuje się na podstawie decyzji dyrektora przedsiębiorstwa. W stosunku do osób winnych niedoborów uznanych za zawinione należy wyciągnąć odpowiednie konsekwencje (promocja 3 w 1).