Dokładna organizacja ewidencji materiałów

Im lepiej i oszczędniej będziemy gospodarowali materiałami, tym większe uzyskamy oszczędności, tym niższe będą koszty własne. W świetle powyższego prawidłowa i dokładna organizacja ewidencji materiałów jest sprawą zasadniczą, wymagającą szczególnej uwagi.

Ewidencja materiałów ma za zadanie:

• kontrolę obrotu materiałami i prawidłowego ich zużycia oraz zabezpieczenie przed marnotrawstwem;
• dostarczenie dokładnych danych o stanie ilościowym materiałów w poszczególnych magazynach i składach, bez konieczności przeprowadzania inwentaryzacji;
• umożliwienie stwierdzenia, czy zapasy materiałowe nie przekraczają obowiązujących normatywów;
• ujawnienie we właściwym czasie materiałów nie używanych w danym przedsiębiorstwie w celu ich upłynnienia (program uprawnienia budowlane na komputer).

Asortyment materiałów stosowanych w budownictwie jest bardzo szeroki i różnorodny. Każde przedsiębiorstwo budowlano-montażowe ma obowiązek stosowania jednolitego usystematyzowanego wykazu materiałów będących przedmiotem obrotu i zużycia tzw. indeksu materiałowego. Indeks materiałowy określa w sposób jednoznaczny: nazwę, rodzaj, gatunek, wymiar, jakość i inne cechy fizykochemiczne materiału (nomenklatura), jednostkę miary stosowaną w obrocie oraz symbol cyfrowy lub literowo-cyfrowy związany z nomenklaturą (program uprawnienia budowlane na ANDROID). Dzięki stosowaniu indeksu materiałowego następuje ujednolicenie nomenklatury i jednostek miary, w wyniku czego materiał tego samego rodzaju, gatunku, wymiarów itp. cech fizykochemicznych ma tę samą nazwę i określenia w dokumentach obrotu materiałowego w ewidencji magazynowej, księgowości, sprawozdawczości i rozliczeniach materiałowych.

Podstawą wyjściową dla indeksów materiałowych przedsiębiorstw jest indeks resortowy, który ma charakter opracowania ramowego i jest wykazem materiałów typowych, będących przedmiotem obrotu i zużycia we wszystkich przedsiębiorstwach budowlano-montażowych (uprawnienia budowlane).

Z wykazem materiałów zawartym w indeksie związana jest najczęściej cena ewidencyjna poszczególnych asortymentów materiałów, która umożliwia bieżące prowadzenie ewidencji materiałów na jednolitym poziomie cen niezależnie od ceny (wartości) nabycia lub wytworzenia wyrobu we własnym zakresie (program egzamin ustny). Cena ewidencyjna powinna być ustalona na takim poziomie, aby odchylenia pomiędzy ceną nabywanego materiału lub kosztem wytworzenia wyrobu we własnym zakresie a ceną ewidencyjną były jak najmniejsze. Jeżeli materiały zakupuje się w innych jednostkach miary niż te, w jakich się je ewidencjonuje, należy przychodować do magazynu po uprzednim przeliczeniu na takie jednostki miary, jakie są przyjęte w indeksie materiałów.

Oszczędna gospodarka materiałowa

Jeżeli magazynier otrzymał materiał, który nie jest zawarty w indeksie materiałowym, należy materiał ten zgłosić do księgowości materiałowej w celu nadania mu symbolu i uzupełnienia indeksu (opinie o programie).

Jednolite ceny jednostkowe poszczególnych materiałów, opracowane przez księgowość wspólnie z działem zaopatrzenia i planowania i zatwierdzone przez dyrektora przedsiębiorstwa, powinny być podane do wiadomości wszystkich komórek, których działalność związana jest z obrotem i ewidencją materiałów lub ich zużyciem na budowie. Ze względu na oszczędną gospodarkę materiałową i potrzebę obniżenia kosztów konieczne jest, aby każdy pracownik budowy znał cenę materiałów, z którymi ma do czynienia. Wówczas będzie on rozumiał, że materiały budowlane są nie tylko przedmiotami, z których wykonuje się budowę, lecz przedstawiają również pewną wartość wyrażoną w złotych (segregator aktów prawnych).

Obieg dokumentów obrotu magazynowego oraz terminy ich spływu z magazynów do zarządu przedsiębiorstwa ustalane są zarządzeniem wewnętrznym głównego księgowego i zależne od tego czy przedsiębiorstwo korzysta z usług biura rozliczeń, czy też księgowanie zaszłości w obrocie materiałowym, w układzie ilościowo-wartościowym, odbywa się metodą saldową w księgowości materiałowej przedsiębiorstwa.

System saldowy, wg którego prowadzona jest ewidencja materiałów na budowach, jest metodą uproszczoną. Metoda ta zapewnia bieżącą i automatycznie uzgadnianą z magazynierem sprawozdawczość księgowo-zaopatrzeniową. Przy tym systemie dokumentacja materiałów powinna być jednolita, przy czym na każdą operację każdym materiałem wystawia się osobny dowód (dowody jednopozycjowe) (promocja 3 w 1).