Liczba arabska

Każdy segregator i teczka muszą mieć numer (liczba arabska), który o wraz z napisem określającym rodzaj zawartych dokumentów o powinien być wpisany na grzbiecie segregatora łub na okładce teczki dużym, czytelnym pismem (program uprawnienia budowlane na komputer). Zarówno teczki, jak i segregatory układa się na półkach szafy grzbietami zwrócone na zewnątrz, aby można było bez trudu wyjąć odpowiedni segregator lub teczkę. W tej samej szafie powinien być umieszczony na widocznym miejscu wykaz akt zawierający spis wszystkich teczek (skoroszytów, segregatorów) (program uprawnienia budowlane na ANDROID). W miarę potrzeby zakłada się nowe teczki uzupełniając jednocześnie wykaz akt.

Na budowie znajdują się zazwyczaj następujące teczki i akta: 1) projekt techniczny, 2) rysunki robocze, 3) projekt organizacji robót, 4) roboty nic- kubaturowe, 5) kosztorysy, 6) akta dotyczące przekazania placu budowy, wytyczenia obiektów, reperów, założenia fundamentów, 7) roboty dodatkowe - rysunki, kosztorysy, 8) roboty zanikające i ulegające zakryciu, 9) rysunki wykonawcze, 10) wskaźniki dyrektywne, plany operatywne, 11) raporty, 12) dziennik budowy (uprawnienia budowlane), 13) książki obmiarów, 14) wyniki badań materiałów i konstrukcji, ekspertyzy, obliczenia statyczne, 15) zatrudnienie i sprawy personalne, 16) zlecenia robocze, 17) listy płacy, 18) limitowanie i kontrola wykorzystania funduszu płac, 19) normy zakładowe, 20) protokoły przestojów, braku produkcyjnego, zniszczenia materiałów itp., 21) cenniki robót i materiałów, 22) katalogi norm i stawek jednostkowych, 23) gospodarka materiałowa, 24) limitowanie i kontrola zużycia materiałów. 25) narzędzia, odzież robocza i sprzęt ochronny, 26) inwentarz, sprzęt, drewno usługowe, 27) praca i wykorzystanie maszyn i urządzeń, 28) przewozy i transport, 29) bezpieczeństwo i higiena pracy, 30) szkolenie, 31) postęp techniczny, nowe metody pracy i racjonalizacja, 32) współzawodnictwo, 33) protokoły z koordynacji i narad produkcyjnych, 34) protokoły z międzyfazowej kontroli jakości robót, 35) protokoły odbiorów robót, 36) faktury za wykonane roboty. 37) analiza kosztów własnych, 38) korespondencja z centralą przedsiębiorstwa, 39) korespondencja z inwestorem i inspektorem nadzoru, 40) korespondencja z projektantem, 41) korespondencja z podwykonawcami, 42) korespondencja różna, 43) sprawy administracyjno-gospodarcze, 44) sprawozdania i protokoły kominiarskie, 45) dokumenty poufne (program egzamin ustny).

Pisma i dokumenty

Pisma i dokumenty nie mogą być odkładane do skoroszytów czy segregatorów luźno, lecz muszą być na brzegach, z lewej strony dziurkowane i wpinane. Z prawej strony pisma lub dokumentu należy wpisać kolorowym ołówkiem kolejny numer. W razie wypożyczenia pisma lub dokumentu należy w zamian włożyć do teczki kartkę zastępczą, napisać na niej krótko treść pisma i instytucję lub nazwisko pracownika, któremu pismo zostało wypożyczone oraz datę. W ten sposób można w każdej chwili stwierdzić, gdzie dany dokument się znajduje (opinie o programie).

Segregatory, skoroszyty i teczki powinny być przechowywane w szafach zamykanych na klucz. Dokumenty tajne w szafach żelaznych o podwójnym zamknięciu i plombowanych po zakończeniu pracy (segregator aktów prawnych).

Akta dotyczące spraw nie załatwionych, które są w danej chwili w opracowaniu i nie mogą być jeszcze odłożone, należy przechowywać w specjalnej teczce z napisem ,,do załatwienia". Teczka taka spełnia podwójny cel:

1) nie gubią się dokumenty,

2) pracownik przeglądając je codziennie nie zapomina o załatwieniu danej sprawy.

Zamiast dziennika podawczego do odszukania pisma może służyć tzw. wykaz akt (patrz wyżej) stanowiący klucz, wg którego można układać pisma we właściwym porządku. Na małych budowach jednak jest raczej wskazane rejestrowanie pism wchodzących i wychodzących. Wysyłane z budowy pisma i dokumenty wpisywane są do książki doręczeń, w której adresat albo poczta kwituje odbiór przez przyłożenie pieczątki i podpis (promocja 3 w 1).