Sprawozdawczość magazynowa

Dokumenty obrotu materiałowego, odpowiednio posegregowane, przedsiębiorstwa rytmicznie przekazują w ustalonych terminach do obsługujących je ośrodków maszyn licząco-analitycznych Zwrot dokumentów do przedsiębiorstw następuje po ich opracowaniu, łącznie z tabulogramami w identycznym układzie, jak przy przekazywaniu do ośrodka (program uprawnienia budowlane na komputer). Dane zawarte w tabulogramach obejmują obroty materiałowe za dany miesiąc lub inny okres rozliczeniowy, stan zapasów materiałów itp.

Sprawozdawczość magazynowa powinna być dostosowana do systemu księgowania w rachubach materiałowych przedsiębiorstw. W przedsiębiorstwach obsługiwanych przez Biuro Rozliczeń Budownictwa magazyny i wypożyczalnie przedmiotów nietrwałych nie są obowiązane do sporządzania sprawozdań z obrotu materiałami (z wyjątkiem danych do sprawozdań GUS). W przedsiębiorstwach stosujących saldowy system księgowania w rachubach materiałowych magazyny obowiązane są sporządzać: „Zestawienie obrotów materiałowych” na ostatni dzień każdego miesiąca (program uprawnienia budowlane na ANDROID).

Podstawą do sporządzenia zestawienia są kartoteki materiałowe magazynowe, w których są zapisane wszystkie operacje obrotu materiałowego, które miały miejsce w okresie sprawozdawczym. Ostatni zapis w. okresie sprawozdawczym powinien być w kartotece podkreślony czerwoną linią, pod nią wpisuje się numer zestawienia, w którym zapisy z kartoteki zostały zamieszczone (uprawnienia budowlane).

Do zestawienia wpisuje się materiały według kolejności symboli indeksu materiałowego, wg grup materiałowych, a w ramach grup w kolejności asortymentów. Do zestawienia wpisuje się z kartoteki magazynowej wszystkie objęte nią materiały znajdujące się w magazynie, to znaczy również i te, które nie wykazały obrotów w miesiącu sprawozdawczym. Stan poszczególnych materiałów na koniec miesiąca w poprzednim zestawieniu powinien się zgadzać ze stanem początkowym w następnym zestawieniu (program egzamin ustny).

Do zestawienia należy dołączyć wszystkie dowody materiałowe, które zostały w okresie sprawozdawczym zapisane w kartotekach materiałowych, z wyłączeniem tych egzemplarzy dowodów „Pz” i „Wz”, które przesyłane- są do służby zaopatrzenia bieżąco, tj. w następnym dniu po wystawieniu lub. realizacji.

Zestawienia obrotów materiałowych

Zestawienia obrotów materiałowych magazynier sporządza w 3 egzemplarzach. Sprawozdanie podpisuje kierownik magazynu i kierownik budowy. W zasadzie magazynier powinien przekazywać osobiście do księgowości materiałowej wszystkie trzy podpisane egzemplarze zestawienia wraz z wszystkimi dowodami, stanowiącymi podstawę zapisów, przy czym dowody powinny być ułożone kolejno, według poszczególnych pozycji sprawozdania. Jedynie w przypadkach gdy magazyn znajduje się w innej miejscowości niż komórka księgowości materiałowej, sprawozdania mogą być wysłane pocztą (opinie o programie).

Księgowy, po sprawdzeniu prawidłowości sporządzonego sprawozdania, kwituje jego odbiór na wszystkich trzech egzemplarzach i zatrzymuje pierwszy egzemplarz wraz z dowodami; drugi egzemplarz przekazuje do działu zaopatrzenia, trzeci zwraca magazynierowi.

W przypadku gdy sprawozdanie zawiera błędy, księgowy koryguje je sam i powiadamia magazyniera o zmianach wprowadzonych do sprawozdania, bądź też w przypadku gdy błędy nie dadzą się sprostować bez obecności magazyniera wzywa go wraz z odpowiednimi dokumentami, lub też skierowuje do magazynu pracownika księgowości w celu wyjaśnienia niezgodności (segregator aktów prawnych).

Zgodnie z Zarządzeniem nr 72 Ministra Budownictwa i Przemysłu Materiałów Budowlanych z dnia 31.12.1969 r. nadzorowane przedsiębiorstwa obowiązane są do ilościowego rozliczania materiałów podstawowych zużytych do produkcji, przy czym zarządzenie to dopuszcza pominięcie w dokumentacji rozliczeniowej materiałów, które występują w niewielkich ilościach i nie mają większego wpływu na koszty produkcji. Dyrektorzy przedsiębiorstw budowlano-montażowych obowiązani są przy tym określić w uzgodnieniu z dyrektorem zjednoczenia listy materiałów nie podlegających ilościowemu rozliczeniu, opierając się na wytycznych zawartych w ramowej instrukcji (promocja 3 w 1).