Symbol danego materiału

Jednym z zasadniczych warunków prawidłowej ewidencji materiałów jest należyte zorganizowanie gospodarki magazynowej.

W zależności od wielkości i czasokresu realizacji budowy gospodarką materiałową zajmuje się:    

1. magazyn zaopatrzenia materiałowego - prowadzony przez magazyniera,
2. uproszczony magazyn zaopatrzenia materiałowego - prowadzony przez kierownika budowy lub przez osobę przez niego wyznaczoną (na małych budowach),
3. wypożyczalnia przedmiotów nietrwałych, działająca przy magazynie ewent. jako oddzielna jednostka magazynowa (program uprawnienia budowlane na komputer).

Konieczne jest przestrzeganie zasady, że wszystkie materiały przechowywane w magazynach i na placach składowych muszą być zaprzychodowane. Przechowywanie materiałów nie wciągniętych do ewidencji jest niedozwolone.

Każda operacja materiałami (przychód lub rozchód) powinna być udokumentowana dowodem przychodowym lub rozchodowym. Wszystkie dowody są drukami ścisłego zarachowania; są one stemplowane pieczątką przedsiębiorstwa i mają kolejną numerację dla każdego rodzaju dowodów na okres całego roku. Kontrolę bieżącą numeracji dowodów sprawuje magazynier i księgowość materiałowa. Dowody powinny być zaopatrzone w symbol danego materiału, podany w indeksie (program uprawnienia budowlane na ANDROID).

Dowody materiałowe, niezależnie od rodzaju i numeru nadanego przez wystawcę oznaczone są przez magazyniera dodatkowo (czerwonym ołówkiem) kolejnym numerem bieżącego roku i w tej kolejności przechowuje się je w magazynie oraz w księgowości materiałowej. Poszczególne rodzaje dowodów numerowane są oddzielnie.

Dla bieżącego rejestrowania przychodów i rozchodów materiałowych oraz stanów zapasów prowadzi się na każdej budowie kartotekę materiałową magazynową. Do kart ewidencyjnych, prowadzonych odrębnie dla każdego materiału, wpisuje się kolejno dane zawarte w poszczególnych dowodach materiałowych. Kartoteki magazynowe są drukami ścisłego zarachowania i wydaje je magazynierom, za pokwitowaniem, księgowość materiałowa (uprawnienia budowlane).

Księgowość materiałowa oznacza karty bieżącą numeracją i prowadzi specjalną książkę kontrolną, w której odnotowuje się nazwisko magazyniera pobierającego karty, ilość pobranych kart i ich numery. W książce kontrolnej magazynier kwituje odbiór kart (program egzamin ustny).

Kartoteka magazynowa

Kartotekę magazynową należy prowadzić w kolejności symboli materiałowych podanych w indeksie materiałowym, zaś karty dotyczące poszczególnych grup materiałowych rozdzielić kartami rozdzielczymi. Kartoteka materiałowa powinna być przechowywana w zamkniętej skrzynce (opinie o programie).

W górnej części karty można dodatkowo wpisać współczynniki przeliczeniowe jednostek miary, jak np. kilogramy na metry (dźwigary stalowe), metry sześcienne na tony (żwir, pospółka) itp.

W ogólnym układzie kart ułożonych w kolejności symboli według indeksu materiałowego można odrębnie oznaczyć, np. odpowiednimi „konikami”, karty materiałów niepełnowartościowych lub zbędnych. Można również, w miarę potrzeby, wyodrębnić w oddzielnych skrzynkach karty materiałów pełnowartościowych, niepełnowartościowych i zbędnych, zachowując w ramach tych grup układ symboli według kolejności indeksu materiałowego (segregator aktów prawnych).

„Karty ewidencyjne materiałów” służące do rejestrowania obrotów i stanów materiałów będących obcą własnością oznacza się napisem „Depozyt” i traktuje odrębnie, jako oddzielną część ewidencji magazynowej. Podstawą dokonywania zapisów w kartotece magazynowej są dokumenty przychodu lub rozchodu materiałów, prawidłowo wypełnione i zaopatrzone w podpisy osób upoważnionych do dysponowania materiałami.

Egzemplarze dowodów, które zostaną przekazane przy sprawozdaniu okresowym o obrocie materiałami do księgowości materiałowej, powinny być, do momentu przekazania ich do księgowości, przy małych ilościach odkładane za kartę materiału, którego dotyczą, przy większych ilościach przechowywane w oddzielnej teczce (promocja 3 w 1).

Kartotekę magazynową prowadzi magazynier albo specjalnie do tej czynności zaangażowany pracownik (na większych budowach). Codziennie przy końcu dnia pracy, magazynier lub upoważniony do tego pracownik powinien wpisać do kartoteki zmiany wynikłe z przychodu i rozchodu materiałów tak, aby nie pozostawić żadnej zaległości na dzień następny.