Przeprowadzanie analizy kosztów własnych

Podstawowymi materiałami, na których opieramy się przy badaniu kosztów własnych, są:

1. ryczałty umowne, kosztorysy, faktury skontrolowane i zatwierdzone przez inwestora oraz protokoły inwentaryzacji robót w toku;
2. skontrolowane dokumenty pierwotne (raporty zużycia materiałów, zlecenia robocze itp);
3. obowiązująca sprawozdawczość księgowa;
4. obowiązująca sprawozdawczość statystyczna;
5. dodatkowe informacje i dane z placu budowy (program uprawnienia budowlane na komputer).

Przeprowadzanie analizy kosztów własnych na budowie jest możliwe wówczas, gdy kierownik budowy zna aktualny stan wysokości kosztów oraz kształtowanie się ważniejszych wskaźników techniczno-ekonomicznych na budowie. Dane te dostarcza kierownikowi budowy dział finansowo-księgowy przedsiębiorstwa (dla każdego obiektu oddzielnie) raz na miesiąc, po zrobieniu bilansu (program uprawnienia budowlane na ANDROID).

Dla szybkiej bieżącej orientacji odnośnie wyników ekonomicznych budowy zachodzi często potrzeba wcześniejszego uzyskania tych danych (bezpośrednio po upływie miesiąca sprawozdawczego). Wymaga to zobowiązania kierowników poszczególnych jednostek budowy do dostarczania potrzebnych materiałów liczbowych natychmiast po upływie okresu sprawozdawczego w oparciu o dane operatywne (uprawnienia budowlane).

W arkuszu rozliczeniowym kosztów, będącym podstawą do oceny rentowności budowy danego obiektu, przedstawione są faktyczne koszty za dany miesiąc oraz koszty narastające od rozpoczęcia budowy (początku roku) do końca okresu sprawozdawczego. Porównanie poniesionych kosztów z wartością wykonanych robót daje obraz strat lub zysków osiągniętych w miesiącu sprawozdawczym i od początku robót (roku) (program egzamin ustny).

Przekroczenie kosztów

Po uwzględnieniu akumulacji planowanej otrzymujemy zysk lub stratę netto. Dane księgowości zawierają ponadto rozbicie na roboty wykonane siła- mi własnymi i przez podwykonawców. Wykazywane w bilansach przedsiębiorstw straty z tytułu robót wykonywanych przez podwykonawców spowodowane są przeważnie brakiem należytej ewidencji i kontroli rachunków podwykonawców. Systematyczne analizowanie przez kierownika budowy kosztów robót wykonanych przez podwykonawców jest nie mniej ważne niż analizowanie kosztów robót wykonanych siłami własnymi (opinie o programie).

W celu ustalenia przyczyn, jakie spowodowały odchylenia w kosztach produkcji w stosunku do wartości wykonanych robót, przeprowadzamy w oparciu o dane otrzymane z księgowości analizę kosztów wykonania poszczególnych obiektów według układu kalkulacyjnego kosztów (w rozbiciu na koszty materiałów, robocizny bezpośredniej, sprzętu i koszty ogólne).

Analizując przyczyny każdego przekroczenia kosztów lub uzyskania zbyt dużych oszczędności nie można ograniczyć się jedynie do zbadania kosztów za okres sprawozdawczy. Pełny obraz otrzymamy dopiero po sprawdzeniu kosztów za cały czas budowy, tj. od chwili rozpoczęcia robót oraz przez porównanie wyników za poszczególne okresy, uwzględniając zmiany, jakie zaszły w asortymentach (rodzajach) wykonywanych robót (segregator aktów prawnych).

Koszty budowy obiektu za miesiąc sprawozdawczy i od początku robót w układzie kalkulacyjnym kosztów wg planu kont księgowości. Analizując powyższą tablicę dochodzimy do wniosku, że przekroczenie kosztów na budowie nastąpiło przede wszystkim z powodu wysokich kosztów zakupu materiałów. Koszty zakupu zostały przekroczone zarówno w miesiącu sprawozdawczym (o 33%), jak i w okresach poprzednich (o 44,5%) od początku robót. Poza tym stwierdzamy duże przekroczenie kosztów ogólnych o 6,2% w miesiącu sprawozdawczym i o 2,6%, od początku robót. Dane wykazują również duże przekroczenie kosztów pracy sprzętu (o 20,7% w miesiącu sprawozdawczym i o 10,5% od początku robót) przy jednoczesnym obniżeniu kosztów robocizny.

W ten sposób, dzięki rozbiciu kosztów budowy według układu kalkulacyjnego kosztów, mamy możność zbadania, w której grupie kosztów nastąpiły odchylenia od danych kosztorysowych. Dalsza wnikliwa analiza poszczególnych rodzajów nakładów umożliwia ustalenie przyczyn strat i wskazuje, w jakim kierunku należy działać, aby sytuację poprawić i koszty robót obniżyć (promocja 3 w 1).